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仕事がうまくいかない時、見直すべき4つのポイント

なんか最近仕事うまく行かないな…。どこを直したらいいんだろう?
悩んでいる人
うまく行かない事については、何か理由があるはず。考えられる原因を一度見返してみよう。
先輩

仕事がうまく行かないときに見直すポイント

・コミュニケーションを見直す
・仕事のやり方を見直し、改善する
・生活習慣を見直す
・人間関係を見直す

仕事は必ず他者との コミュニケーションを通じて行われます。

今、その中で仕事の取組み姿勢や仕事のやり方に改善点があれば、方法を見直し、 成果が出るように変えていかなければなりません。

仕事で成果を出すためのコミュニケーションを改善をして成果が出れば、それを継続していけば大丈夫です。

しかし成果が出ても、まだ問題が残っているのであれば人間関係や職場環境など他の部分に原因があるかもしれません。

自分の努力ではどうしようもない問題に突き当たるまでは、自己努力の範囲でベストを尽くし続ける必要があります。

まずは自分自身の仕事を見直す作業から始めましょう。

仕事を頼まれたらやるべき事

最初は指示された仕事、依頼された仕事からです。仕事を頼まれた時にやるべきことは以下の7つ。

1.期限を確認する
2.仕事を分割する
3.難しい仕事から取り掛かる
4.行き詰まったら即相談する
5.説明責任を果たす
6.自分でゼロから考えて前例を探す
7.依頼は早めにし、依頼した人にも上記6つを徹底してもらう

期限を確認するのは1番大切なことですがコミュニケーションがうまくいってない場合はこれをやっていないことが非常に多いです。

1.仕事の期限が分かっていれば「何をいつまでに完了する」と言うプロセスも明確になります。

プロセス毎に整理して期限を設け、それぞれがスムーズに進めるように取り組んでみましょう。

未経験の業務であれば、プロセス毎の期限設定について、その業務に詳しい人や上司に相談するのも手です。

2.その上で仕事を細かく分割し分業が可能であれば分業していきます。

人には簡単な仕事を任せ、自分が主要な部分難しい仕事から取り掛かるのが良いでしょう。

3.簡単な部分が分業できれば自分が処理するべき難しい仕事から集中して取り組みましょう。

これらは、状況毎に人員数や作業量の条件は異なるため、案件毎に検討が必要です。

分業を丁寧に行う事で、結果的に総合的な生産性を最も高くさせやすいでしょう。

4.大切なのはうまくいかないときにすぐ上司に相談することです。

自分の考えを持って進める事が大事です。

「こういう根拠でこうしたいと思っていますが、そのまま進めてもいいでしょうか」など、報告連絡相談をしながら進めるのが良いです。

なぜこれをやるのか等、自分の考えを持って進める方が他人に説明できますし、その妥当性について意見をもらったりする事も可能になり、

別の仕事を任された時も経験が生きていきます。

仕事では自分で考えて自走できる事が成長や年収アップの重要条件になります。

5.説明責任は必ず果たす必要がありますので、状況に応じて指示、アドバイスを受けて仕事を進めましょう。

進捗を相談しておくと、説明の際も手間が少なくすみ、理解してもらいやすいです。

 

6.問題解決の為にはゼロベースで考えて別の視点や、前例を探す努力も必要です。

相談しながら進めていても、類似した案件やケースが乏しい場合もあります。

自分が依頼した仕事を同じように情報共有してもらいながら進めていくと全体に漏れがなく進めることができます。

7.分業したメンバーには仕事の進捗や報告をあなたと同じようにしてもらいましょう。

これはリーダーとしての経験にもつながり、メンバーには大きい仕事をする時の進め方を理解してもらう事にもつながります。

お互いの成長がひいてはチームの成長につながり、企業の原動力につながります。

非常に重要なポイントですので参考にして下さい。

コミュニケーションを見直す

コミュニケーションの原則


* 相手が話したいことを聞いてあげること
* 相手が聞きたいことだけを話すこと

コミュニケーションを見直す際の1番大切な事は相手が話したいことを聞いてあげること、 そして相手が聞きたいことだけを話すこと。基本的にこの2点です。

自分が話さなくても相手が勝手に話したくなる状況を作りましょう。

相手が話したいことを聞く。人は自慢したいことや興味のあることの1つや2つは必ずあります。

出身地や好きな食べ物趣味仕事に対する考え方など、相手の話に合わせて自分の知っている事を少し話せば充分です。

たくさん話す必要はありません。「コミュニケーション上手は聞き上手」です。

コミュニケーショントラブルは3種類

言っていることの意味がわからない

人間は自分の体験に全く関わりのないところで話をされても、それを感覚的に理解することができません。

例えば「俺の言う通りについてこれば必ずうまくいく」と言われても、人の言う通りにしてうまくいった体験をしたことのない人には理解することができません。

「頑張ったら必ず結果が出る」と言われても、本気で頑張った事のない人間には結果が出た体験がないため、反射的に言い訳やネガティブな事を言って自分を過小評価してしまったりと、なかなか人の言葉を信じることができなかったりする事があります。

言っていることを誤解する

誤解というと、テレビ等で政治家の発言が「失言」として取り上げられるケースが思い浮かぶのではないでしょうか。

コミュニケーションにおいて生じた誤解は多くの場合、発言した本人の責任になってしまうことがあります。

誤った解釈によって自分が意図しない行動を引き起こす可能性があります。

可能なら誤解を招かないよう、途中では必ず相手がどう解釈しているか相手に確認しながら進めましょう。

言っていることはわかるが理解したくない、やりたくない

何かの理由で相手がコミュニケーションを拒絶しかけている場合はこの反応が出る事があります。

相手の価値観を否定せず、相手の価値観に合致するような説明をする事が必要です。

コミュニケーションは受け手が聞く姿勢になっていければなりません。

理解を求める為には相手にも配慮が必要で、相手の価値観を事前に理解している必要があります。

NGコミュニケーションに対して生まれる反応

1.相手を敵とみなす反応。どちらかが排除されるか折れる日まで戦う

2.あきらめるという反応。分かってもらえないのでもういいと投げ捨てる

結論ありきの一方通行なコミュニケーションを行なうと、1の反応が出やすいです。

論理だけで相手を捻じ伏せたり、上司の強権でのみ強引に捻じ伏せたりしても、2の反応に発展しかねません。

コミュニケーション自体を投げ出す反応は社会人として無責任な行為なのでさせるべきではありませんが、そう仕向けないのも大事な事です。

相手の気持ちになって相手の意見を合理的だと考え自分の意見に自ら反論してみましょう

コミュニケーションのコツ6個

1.結論から話す

「結論から言うと◯◯です。」 理由を聞かれたら「(なぜなら)〜〜〜だからです。」これでOKです。

前置きかだと話が長くなり、相手にストレスを与えますので注意しましょう。

2.具体的に話す

「〇〇の件で◯◯という問題が起こっており、これに対処する為に◯◯を考えています」と言うような説明。

原則、5W2Hを使います。

いつ(When) どこで(Where)  誰が(Who) なぜ(Why) 何を(What) どうする(How) いくらで(Howmuch)

先輩
(例)「10月31日のB社催事場のハロウィン企画の件ですが、A社様の他社差別化の要望により、私と山口さんで商品Bの販促ブースを作るに当たり、50万円の予算を頂いて、費用20万円で設営と人員の確保を出来る事になりましたので報告します。」

ここからの反応は「了承」か「内容について深掘りする質問」ですが、「時間・場所・人員・内容・価格(コスト)・背景」などの概要は一言で伝わるかと思います。

3.聞かれたこと(のみ)を話す

よくやってしまいがちなのは色々伝えようとして違う事を答えてしまうケース。

1つ1つ答えて行けばOKなので、焦って他の事を話さないよう対応しましょう。

A社さんが我々を選んでくれた理由は何だった?
先輩
部下
提案内容が最も納得できたので選んでいただけたそうです

4.相手の理解のスピードに合わせて話す

相手がゆっくり話す人であれば説明する際こちらもゆっくり落ち着いて話しましょう。

話すスピードを合わせるのをミラーリングと言いますが、リズムが合うとコミュニケーションは良い形に発展しやすいです。

5.曖昧な表現を避ける

曖昧さを回避するため、これ、あれ、どれ、などの表現は避け、明確に表現するようにします。

6.話を脱線させない

伝えたい事を最優先し、余計な話はしない事。話の脱線は相手にとって多くの場合、ストレスになります。

仕事のやり方を見直す

仕事のやり方はその職場の社風やルールによって、全くと言って良いほど異なる場合が多いです。

職場のルールを踏まえ、適切な行動をとって行きましょう。うまく行けばここで改善する事も多いです。

仕事を見直す際のチェック項目は以下の通りです。

・ 自分の権限を知る=会社のルールを熟知する事。
・ 公式、暗黙のルールを含め、誰に情報を持たせるかを考える。
・ 保守的な人物への配慮をしておく。
・ 報告連絡相談をしながら物事を自発的に進めていく。

詳細を下記にて説明して行きます。

仕事の見直していく際、注意する事

業務を改善に取り組む際、ルールを守っていても反感をもたれるケースがあります。

また「自分から動け」といっても全て自由に動くと問題児とみなされてしまう事があります。

社会では変化を嫌う保守的な人が一定数おり、年功序列の会社、価値観が固定的な会社では特にそれが顕著な傾向です。

保守的な人物に対する感情面の配慮をする必要がある事を覚えておきましょう。

スムーズなのは上司にこまめに報告・相談しておく事。これが最も重要です。

会社員はただ結果を出すだけではなく、上司に報告相談しながら結果を出していくことが望まれます。

そこができていれば、管理職の上司や経営者から、評価されやすいでしょう。

生活習慣を見直す

生活が乱れてくると規則正しい生活を忘れで暴飲暴食、睡眠不足、運動不足に・・・という事になりがちです。

健康でいつも元気ハツラツ働いていくにはそれなりの習慣づけが必要です。

・適度な睡眠 

最低6時間以上は必ず寝る。十分な睡眠を取らないと体には炎症反応が出て老化作用が高まります。

睡眠はどんな状況でも最低限摂るようにしましょう。動画サービスやSNSの見過ぎに注意です。

・適度な食事

肉・魚・野菜・果物・偏った食事をしないように気をつけましょう。

食事が偏っているだけで高血圧になったり(ひいては生活習慣病の原因になります)ビタミン不足で肌荒れになったりします。

見た目に悪影響が出れば仕事にも影響します。偏りのない食事を心がけましょう。

・適度な運動 

社会に出ると自分で意識しなければ運動の機会は極端に減って行きます。

デスクワークの人ほどジムに行く等、運動を意識して行いましょう。冷え性や病気の防止にもつながります。

一緒にスポーツや運動をする仲間がいると最高です。軽く汗を流す位の運動を欠かさないようにしましょう。

人間関係を見直す

職場の人間関係は働く上で最も重要なポイントと言っても過言ではありません。

人間関係を見直す事は定期的に必要ですし、コミュニケーションがスムーズな関係の人と働くと能率はグングン上がっていくでしょう。

人が仕事を辞める一番の理由は「人間関係」

転職者への転職理由でいつも上位、大体1位の理由はどこの調査でも「人間関係」が上がってきます。

職場のどこにも嫌な人、合わない人というのはいて、人生の宿命とも言うべき逃れられない事象です。

しかしそういう人達とのコミュニケーションにおいて現状を変えたい時、やはり一番変わる事ができるのは相手ではなく自分です。

コミュニケーションを変えて問題を改善する2つの方法

1つは「極力接しないようにする」です。

これが可能であれば一番良いですが、そうならない事も多いかと思います。

相手に変わってもらうことは自分が変わるより非常に難しい為、嫌な人とは距離を置いて過ごしておいてよろしいでしょう。

もう1つは、「反応しないようにする」という点です。 

これは一言に言っても難しいのですが、相手は「こういう人である」と理解し、無理に変わってもらおうとしない事。

相手に対して変わってもらおうとする「執着」を捨てる、という事です。

これは実際にできるようになると対人ストレスがかなり減り、自分のやるべき事に集中できるようになります。

詳しくは20万部以上売れた「反応しない練習」という書籍を読んで見て下さい。

ブッダ(釈迦)が仏教で説いている様々な「苦しみ」から解放される思考方法として、現代まで受け継がれている方法です。

上司との関係性を考える

上司との関係性を改善できないか検討する段階です。

相手がどんな人かによって必要な努力も変わります。もし必要であれば、自分自身が変われる範囲で努力しましょう。

良い上司の特徴

良い上司の特徴

  • 部下の得意なことについての自慢話が多い
  • 機嫌良さそうに話を聞く
  • 自社の魅力を語ることができる
  • ミスした時には部下に謝れる
  • 自分と違う考え方をする人を重視できる
  • 良い上司は勉強する

残念な上司の特徴

残念な上司の特徴

  • 部下の苦手なことについての愚痴が多い
  • 機嫌悪そうに話を聞く
  • 自社の魅力より、課題ばかりを語っている
  • ミスしても部下に謝らない
  • 異論を排除、自分と同じ考え方の人を重視する
  • 勉強せず、過去の経験に頼っている

あなたの上司にはどの特徴がより多く合致しましたか?

良い上司の特徴が多ければ、このまま仕事を真面目に努力しても色々な問題は解決しやすいでしょう。

残念な上司の特徴が多ければ、上司に歩み寄って状況を少しずつ努力をしたり、改善取り組みを実施することができるでしょう。

同僚・部下との関係性を考える

同僚は同じか近い目線で仕事をしているので、一緒に何かを変えることも可能です。

コミュニケーション不足だと大事な情報が中々流れて来ない事もありますので、引き締めて行きましょう。

部下とのやりとりは、自分自身が【良い上司の特徴】を身につけるべく、実践して頂ければ問題ありません。

仕事そのものを見直す

これまで様々な見直しを提案してきました。

上述したような様々な課題や問題の向き合い方、解決方法を提示してきましたが、これでも改善しないか方もいると思います。

その場合は職場にある問題そのものが大きく、根が深く、個人の努力で変えられる限界を超えていると考えられます。

その場合は自分の為に転職活動を提案する方が良いかもしれません。

令和時代に入り、コロナ禍も経て、仕事のあり方もかなり変わりつつあります。

転職活動の当たり前も変化してきています。

下記の記事を読んで転職活動をゆっくり慎重に考えてみて下さい。

令和時代のキャリアプランの考え方(思考編)

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